PONDOK pesantren adalah salah satu pilar pendidikan penting di Indonesia. Lebih dari sekadar tempat menimba ilmu agama, pesantren adalah jantung komunitas yang hidup dari, oleh, dan untuk umat. Banyak dari lembaga ini, termasuk Pondok Pesantren Almuin Syarif Hidayatullah di Sidoarjo, bergantung pada kedermawanan para donatur untuk menjalankan operasionalnya. Namun seringkali terdapat tantangan administratif yang tidak sederhana.
Tim pengabdian masyarakat Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya (UNUSA) yang terjun langsung ke lokasi menemukan permasalahan. Proses administrasi, terutama pengelolaan keuangan dari para donatur, tidak tercatat dengan baik. Donasi yang masuk mungkin salah catat, atau bahkan terlupa. Akibatnya laporan keuangan yang dihasilkan seringkali tidak akurat dan rawan terjadi kesalahan. Masalah ini diperburuk oleh fakta bahwa sebagian besar pengurus, meski berdedikasi tinggi, belum sepenuhnya memahami cara penyusunan laporan keuangan yang standar dan akuntabel, sehingga mengurangi transparansi lembaga.
Menghadapi tantangan ini, tim pengabdian masyarakat datang dengan solusi. Mereka menawarkan sebuah langkah konkret optimalisasi aplikasi keuangan. Tujuannya jelas, yakni membenahi tata kelola keuangan agar lebih rapi dan mewujudkan institusi yang akuntabel. Prosesnya pun tidak asal jadi semua dirancang melalui lima tahapan yang berfokus pada kebutuhan mitra.
Pertama Perancangan aplikasi keuangan. Dilakukan untuk mempermudah programmer menentukan fitur-fitur yang diperlukan berdasarkan hasil analisis kebutuhan dan merancang desain interface agar sesuai dengan kebutuhan Pengurus Ponpes dalam pengelolaan administrasi keuangan. Kedua, Pembuatan Aplikasi Keuangan. Tahapan selanjutnya adalah pembuatan aplikasi keuangan menggunakan Macros VB. Alasan memilih tools ini karena pengurus ponpes telah familiar dengan aplikasi Microsoft Excel sehingga akan mempermudah dalam proses pendampingan.
Ketiga, menyiapkan prasarana yang dibutuhkan. Beberapa kelengkapan prasarana yang akan disiapkan adalah ketersediaan personal computer (PC) yang dapat digunakan. Keempat, melakukan pendampingan implementasi aplikasi keuangan. Pendampingan merupakan proses pembangunan kapasitas untuk membantu pengurus ponpes dalam mengoperasikan aplikasi keuangan secara optimal. Pendampingan dilakukan secara online selama satu bulan. Kelima, sosialisasi aplikasi keuangan sebagai upaya perkenalan teknologi ke ponpes Almuin. Bertujuan untuk mengedukasi pengurus terhadap pentingnya beradaptasi terhadap teknologi.
Kegiatan pengabdian masyarakat di Pondok Pesantren Almuin Syarif Hidayatullah Sidoarjo ini adalah sebuah kemitraan multi pihak antara dunia akademik dan lembaga keagamaan. Ia menunjukkan bagaimana sebuah masalah nyata di lapangan dapat diatasi dengan solusi teknologi yang praktis, tepat guna, dan tidak mengintimidasi. Hasil akhirnya sebuah sistem yang lebih rapi. Laporan keuangan yang ‘bersih’, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan kapan saja. Bagi para donatur, ini adalah jaminan bahwa sumbangan mereka dikelola dengan profesional. Bagi pengurus, ini adalah alat bantu yang luar biasa untuk meringankan beban administrasi, sehingga mereka bisa lebih fokus pada tugas utama mendidik dan membina santri.
Kisah dari Ponpes Almuin ini adalah bukti bahwa transformasi digital tidak harus selalu mahal atau menggunakan teknologi rumit. Ia bisa dimulai dari hal sederhana seperti Microsoft Excel, asalkan didasari oleh analisis kebutuhan yang kuat dan komitmen pendampingan yang tulus. Pada akhirnya, di era modern ini, digitalisasi adalah salah satu cara terbaik untuk menjaga amanah dititipkan melalui setiap lembar donasi.(***)